小常和小艾在是一个项目组的同事，最近正在合作一个项目，本以为两个人的工作效率都差不多，但是最近她们的领导A却发现，小艾每次都会提前把任务完成，而且会条理清晰地将不同的任务分门别类，重要的会先提交，而并不是特别紧急的则会在相应时间结束，任务完成得也很令人满意，但是同样工作了1年的小常却总是迟迟完不成任务，每次提醒她，她都会如梦初醒地从一项工作中转移到另一项上，最后两个都被打乱了，也影响了项目组的工作进度。对此小常特别苦恼，领导A见状找她长谈了一番，向她道出了小艾按时圆满完成任务其实是有秘诀的，这就是她掌握了——时间管理的五大定律：
一、设立明确的目标；
每次接到新项目，小艾都会把领导期待的任务目标问清楚，比如一个策划案，她就要明了这个策划想达到的短期目标是什么？长期目标是什么？将大目标分解成小目标以便于自己在实施的过程中能很好的自我掌控。因为领导将这项任务交给你，就是把相关琐碎事情的决定权授权给你，你不可以什么小事都去征求领导的意见，那样只会让领导觉得你不堪重用。
有了目标的指引，才能让所有工作顺着目标的方向迈进。因此，很多人常常做的很辛苦，但是偏离了任务的目标也是徒劳的。
二、列一张总清单，把今年、季度、月、周所要做的每一件事情都列出来，并进行任务切割；
有了目标的指引，小艾第二项任务就是将任务列出清单，年度计划——季度计划——月计划——周计划——日计划，在列计划的时候，要留有余地，因为突发状况总会打断进行的项目，例如每天有1个小时左右的空白时间，来安排临时会议、突然拜访的客户、不请自来的电话，有了一定的空白时间，才能将所有可能发生的事情全都囊括到计划中，确保每日计划万无一失地完成。
小常回顾自己以前的工作，常常是将时间安排地满满的，却常常被意外打断，再接起来又很麻烦，而且缺乏计划，有事就做，没事也不会为下面的工作做下铺垫。一旦突然来了任务又开始手忙脚乱，找资料、做联络，实在是浪费时间。
三．20：80定律；
还有一项被小艾广泛应用的是二八法则，针对时间管理，它指的是应该用80%的时间来做20%最重要的事情，因为往往是这最重要的20%才代表你的工作能力和效果，而其余80%的整理文档、处理反馈、与领导谈话等等与这关键的20%无关的任务则只能作为一小部分的工作表现被领导察觉。领导永远是“结果主义者”，最有生产力才最让他刮目相看。
细化的话，还有一个序列，就是按紧急又重要——>重要而不紧急——>紧急而不重要——>不重要也不紧急来安排工作。比如紧急而重要的是今天要交的策划案、与大客户召开的电话会议、亟待解决的一个投诉等等，这项任务是否完成得圆满和准时，是衡量你成败的关键。重要而不紧急的事情则是长期进行，却关系大局的任务，比如一个项目的长期跟踪、一项学习过程的延续、一个项目报告的起草（较长的任务期限）。但紧急而不重要的和不重要也不紧急的则可能是一些意外的打搅，回一个电话给朋友、写一封感谢邮件、寄一件快递，这些都是对工作增益不大，但是占用时间较多的，最好是将它们推迟、转移、委托、终止，而进行更重要的事。
四、每天至少要有半小时到1小时的“不被干扰”时间；
每天给自己留有1小时的不受打搅时间，做一些你认为最重要的事情，常常可以事半功倍。而比如工作计划、工作总结、流程规划、改革方案等。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，自己关在自己的房间里面，思考一些事情，或是做一些你认为最重要的事情。这一个小时能够抵过你一天的工作效率，甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要好。
而现在的穷忙族往往是每天忙忙碌碌，效果却微乎其微，这往往是因为没有想清楚如何改善自己的工作状况这个问题。
五．同一类的事情最好一次把他做完；
假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考，用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把他打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高，也便于集中精力完成每一项工作。
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